【図解でわかる】電子帳簿保存法改正をどこよりもわかりやすく説明

電子帳簿保存法

「電子帳簿等保存法」が改正されるって聞いたけど、正直よく分からないな・・・。

2022年1月に施行された電子帳簿等保存の改正。

結論、この法改正は上手く利用すれば企業にとって多くのメリットがあります。

一方、この法制度自体が分かりにくく経営に活かしづらいのが実態。

そんな電子帳簿保存法の改正について、基本知識や企業にとってのメリット、対応を進めるためのステップまで図解を使ってどこよりも分かりやすく解説します。

  • 電子帳簿保存法とは?
  • 2022年1月に適用された電子帳簿保存法改正を分かりやすく解説
  • 電子帳簿保存法の改正によって企業が得られるメリット
  • 改正に対応するための進め方ステップ

いま話題のDX(デジタルトランスフォーメーション)はバックオフィスから始めるとうまくいきます。詳しくは【2022年版】バックオフィスのDXで業務改善・効率化!進め方を徹底解説をご覧ください。

目次

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は1998年に成立した、国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法の本来の目的

ただでさえ煩雑な事務作業。

電子帳簿保存法は、そんな事務作業をIT技術を使って効率化するために定められた法律です。

1988年の施行依頼、IT技術の発展に対応しながら何度も改正が行われてきました。

電子帳簿保存法の変遷

従来の電子帳簿保存法の課題

施行依頼何度も改正が行われてきた電子帳簿等保存法ですが、国の意図とは反対に全国の企業にほとんど導入が進まないといった課題がありました。

その理由は厳しすぎるルールや条件。

コロナショックで物理的な接触を避けなければいけない状況下でも、出社を余儀なくされてしまった方も多いでしょう。

そんな課題を解決するするため、今回の改正では大幅に要件が緩和され本格的に企業の業務が変わる契機になると言われています。

2022年1月に適用される電子帳簿保存法改正を分かりやすく解説

今回の改正のポイントを分かりやすく図解を用いてまとめました。

参考:国税庁「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」

電子保存の対象となる書類やデータ

まず、電子帳簿等保存で対象となる書類やデータには次の3つの種類があります。

電子保存の対象となる書類やデータ:3つの分類
  1. 電子帳簿等保存:自社がデータで作成する帳簿や決算関係書類など
  2. スキャナ保存:相手方から受領する見積書や請求書、領収書など
  3. 電子取引:電子取引として発生するEDI取引やインターネット取引など
電帳法に関わる書類やデータ

それぞれに電子保存の要件が定められており、今回の改正も各種書類の保存要件に関わる内容となっています。

改正でポイントとなる3つの要件

それではここから、今回の改正でポイントとなる3点を分かりやすく解説します。

電子帳簿等保存法2022年1月改正のポイント

ポイント1:承認制度の廃止

従来の電子帳簿保存法で一番の足かせだったのがこの承認制度

従来の法律では電子帳簿等の保存とスキャナ保存を導入する企業は、導入の3ヶ月前までに税務署に申請を届け出て承認を得る必要がありました。

今回の改正でこの承認制度が廃止されることにより、事業者が事前に承認を得なくても電子帳簿等の保存とスキャナ保存を行えることとなりました。

※なお、電子取引については従来から事前承認は不要。

改正前

  • 導入希望の3ヶ月前までの届け出・承認が必要
  • 半年から1年程度の準備期間が必要

改正後

  • 事前の承認は不要

ポイント2:タイムスタンプ要件・検索要件の緩和

スキャナ保存と電子データ取引では、タイムスタンプ要件と検索要件が緩和されます。

タイムスタンプ要件の緩和

従来、取引先から受け取った書類や経費精算の対象となる領収書・レシート等には受領者の自署が必要でしたが、これが不要になりました。

また、従来は3日以内に付与する必要があったタイムスタンプについて最長2ヶ月以内に付与すればよい要件に緩和されました。

※タイムスタンプは電子データの修正・削除の履歴が残せるシステムでの記録で代替可能。

検索要件の緩和

従来の法制度では保存されたデータに関して検索の要件を厳しく制限していましたが、改正後の法律ではこの検索要件が大きく緩和されました。

改正前

  • 原本への受領者の自署が必要
  • 3営業日以内のタイムスタンプ付与が不可欠
  • 検索要件が厳しく制限

改正後

  • 受領者の署名は不要に
  • タイムスタンプは最長2ヶ月以内でOK
  • 電子データの修正が履歴に残せればタイムスタンプも不要
  • 検索要件が簡素化


ポイント3:適正事務処理要件の廃止

従来の法制度では紙原本を受領者とは別の社員が確認して原本とスキャナ保存データに違いがないか確認する作業が必要でした。

また、紙原本を定期的に税理士等が確認する必要もあり、紙原本は長期間廃棄できない状況でした。

これらの要件が廃止されたことにより、スキャン保存に定められた書類は適切にデータ化されれば紙原本を廃棄できるようになりました。

改正前

  • 受領者とは別の社員の確認が必要
  • 定期検査で原本と突合するため原本廃棄ができない

改正後

  • 別の社員の確認は不要に
  • 原本の保管も不要となりスキャン後即廃棄可能に

電子帳簿保存法の改正によって企業が得られるメリットは?

電子帳簿保存法が改正されることによって企業が得られるメリットを4つ解説します。

電子帳簿等保存法企業にとってのメリット

メリット1:業務の効率化

企業にとっての一番のメリットは、社内業務の効率化が図れることです。

書類を紙で保存する必要がなくなれば、必要な紙書類を探す無駄な時間も発生しません。

電子データとして適切に保存すれば検索機能ですぐに必要なデータを見つけることができます。

また、例えば営業社員が交通費などの経費精算を行っている場合、領収書やレシートにサインして紙に貼り付けて保存をしておくといった手間も削減できます。

メリット2:コストの削減

紙書類を保存するためのファイルや倉庫のスペースを削減することができます。

また、これまでいちいち印刷が必要だった各種書類の印刷が不要になるため、印刷費用も大きく削減できます。

メリット3:テレワークで柔軟な働き方が可能に

コロナショックによって物理的な出社が制限された中、それを妨げる要因が「紙書類の対応」でした。

  • 業務で必要な書類が紙で保存されているため会社じゃないと仕事ができない
  • 経費精算のため領収書やレシートを紙で提出しないといけない
  • 請求書を紙で発行しないといけない

改正される電子帳簿等保存に対応すれば、働く場所も柔軟になり従業員の満足度も向上します。

メリット4:安全性の確保

紙書類の保管は大きなリスクがあります。

万が一紛失してしまった際に、だれがいつどうやって持ち出したのかがわかりません。

また、紙資料は地震や洪水、火事といった災害が発生した際に物理的に無くなってしまうリスクもあります。

電子データの保存は情報漏えいやハッキングなどのリスクがあると考える方もまだいるでしょうが、しっかりとしたセキュリティ対策をすれば物理的に保管するよりもリスクを大きく減らせます。

電子帳簿等保存改正に対応する企業のメリット
  1. 業務の効率化が図れる
  2. コストが削減できる
  3. 柔軟な働き方が可能になる
  4. 安全性が確保できる

電子帳簿保存法の改正に対応するための4ステップ

ここからは、改正電子帳簿保存法に対応するための4ステップを解説します。

STEP
対応によるメリットを社内関係者で共有

改正電子帳簿保存法に対応することで企業には多くのメリットがあります。

しかし、その対応にあたっては少なからず現場社員の業務フローを変える必要があります

そのため、対応するメリットを関係者で丁寧に共有することが大切です。

STEP
既存の業務を洗い出す

電子帳簿保存法に対応するため、関連の業務について現在だれがどんな業務を行っているかを洗い出します。

そこから、各社員の業務について電子帳簿保存法に対応するためには何をどう変えるべきかを整理していきます。

STEP
法制度に対応する業務ツールを導入する

電子帳簿保存を行うためには新たにソフトウェアを導入する必要がある企業が大半でしょう。

このときに、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアを導入する必要があります。

法令を基に認証を与える「JIMA認証」などを参考に、ソフトウェアを選定しましょう。

参考:JIMA認証公式ページhttps://www.jiima.or.jp/activity/certification/

STEP
要件を満たしているか定期的に確認する

今回の法改正で大きく緩和されるとは言え、電子帳簿保存にはいくつもの要件があります。

気付かない間に法制度から外れた運用をしていないか、定期的にチェックする体制を整備する必要があります。

注意:不正行為にかかるペナルティ

この記事で紹介したとおり、今回の改正によって電子帳簿等保存の要件が大幅に緩和されたり廃止されることによって企業が導入ハードルが一気に下がりました。

国として制度を悪用されるリスクを防止するため、今回の改正で不正行為におけるペナルティも導入されました。

具体的には、電子データに記録された事項に関して隠蔽または仮装された事実に基づいて申告し、当該データの改ざんが発覚した際は課される重加算税の額に10%が加重されます。

しっかりと制度を理解し、無駄なトラブルに巻き込まれるリスクは排除しましょう。

電子帳簿保存法改正への対応はDXを進める上でもマスト

電子帳簿保存法改正に伴い、企業はデジタルを使って大きく業務を効率化することができます。

ただし、短期的な目線で業務を変えたりソフトウェアを導入してしまうと、会社経営全体にとっては逆にマイナスとなることもあり得ます。

当サイト「BIZGROW」では、デジタルを活用した新規事業・人材育成のサポートを行っています。

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この記事を書いた人

某スタートアップの事業開発責任者。BIZGROW編集長。

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